ProRail

Waar bij het treinverkeer de gemiddelde Nederlander meteen NS roept, is ProRail als spoorwegbeheerder net zo met het vervoer per trein verweven. Zij zijn  verantwoordelijk voor het onderhoud, de vernieuwing, de uitbreiding en de veiligheid van ons gehele spoorwegnet. En dat zijn wel 7.000 kilometers aan
spoor! Dat maakt ProRail na Rijkswaterstaat ook eigenaar van de meeste grond in Nederland.

Dat het een grote organisatie is, blijkt wel uit de 40 vestigingen door het land met meer dan 4100 medewerkers. Naast de hoofdvestiging in Utrecht en regionale vestigingen, zijn er locaties waar verkeersleiding en incidentenbestrijding gehuisvest zijn en zijn er projectlocaties. Dat maakt bedrijfshulpverlening een complexe puzzel. De Locatiecoördinatoren van Human Facility Management beheren de locaties en organiseren samen met de hoofdgebruikers de BHV. Er zijn maar liefst 865 BHV’ers, waarvan iets meer dan de helft van verkeersleiding en incidentenbestrijding.

Corona en daarna
In coronatijd was – zoals in heel Nederland – de boodschap: als je thuis kunt werken, kom je niet op kantoor. Daar heeft ProRail zich als organisatie op aan moeten passen door snel en adequaat om te schakelen naar digitaal werken. Thuiswerken en digitaal vergaderen was het coronanormaal. Bij hoge uitzondering kreeg kantoorpersoneel toestemming om op kantoor te werken. Het bleef dus belangrijk om de BHV-organisatie in stand te houden. Door medewerkers van tevoren in te laten schrijven en door een check terplekke, was bekend hoeveel mensen er op locatie aanwezig waren.

Voor een aantal functies is het echter noodzakelijk dit op locatie uit te voeren. Een  verkeersleider kan het treinverkeer bijvoorbeeldniet vanachter zijn bureau op zolder in goede banen leiden. En een incidentenbestrijder moet ook ter plekke zijn/haar taak uitvoeren. Op verkeersleidingsposten en locaties van de incidentbestrijders was de BHV dan ook tijdens deze periode goed geregeld, ondanks dat op deze locaties geen maatwerktraining verzorgd mocht worden vanwege de coronamaatregelen. Door  gebruik te maken van e-learning werd de kennis en de vaardigheden van de BHV’ers op niveau gehouden en nu het weer kan, worden trainingen bij G4S gegeven. Vanaf 2022 worden de trainingen weer bij ProRail georganiseerd, omdat gebouwkennis een belangrijk onderdeel is van de trainingen. Sinds het advies om thuis te werken is versoepeld en steeds meer collega’s op kantoor aanwezig zijn, wordt gezorgd voor in ieder geval een minimale BHV-bezetting. Dit gebeurt voornamelijk via de inzet van de receptie en beveiliging.

Het nieuwe normaal heet hybride
Terug naar het oude kantoorwerken als standaard is bij ProRail niet meer aan de orde. Er wordt gewerkt aan de invulling van hybride werken. Kantoorruimtes zijn aangepast naar verschillende soorten werk, met AV-middelen om het thuis- en kantoorwerk beter te kunnen combineren. Zo kunnen teams deels thuis en deels op kantoor werken. Echt hybride: teams kunnen volledig digitaal samenwerken, een groepje op kantoor en deels thuis inbellend op scherm, of het gehele team op kantoor. ProRail laat medewerkers zelf, in overleg met het team, besluiten of ze thuis of op kantoor werken. Eigen verantwoordelijkheid en het belang van het werk en het team, is leidend.

BHV inbedden in het hybride werken
Sjon van Steenbergen, Michiel de Bruijn Prince de Kraaij, Frank van der Meer en Marian Krook houden zich vanuit de landelijke organisatie bezig met het project om BHV in te bedden in het hybride werken. Een ingewikkelde zoektocht waarbij de hulp en ervaring van andere organisaties wordt ingeschakeld. De uitgangspunten voor ProRail zijn een aangepast beleid voor de BHV in relatie tot de nieuwe hybride werkomgeving, eventueel gebruikmakend van technische oplossingen. Daarnaast wordt ingezet op het optimaal inzetten van voorlichting aan niet-BHV’ers. Marian vertelt: “Bij hybride werken is het een uitdaging te weten voor hoeveel mensen de BHV georganiseerd moet worden. De vraag is dagelijks of er voldoende BHV’ers zijn voor de aanwezige risico’s.” Michiel vult aan: “In de afgelopen maanden was het opvallend, dat BHV’ers zelf met deze vraag naar de organisatie kwamen. De verantwoordelijkheid wordt daar echt gevoeld. De betrokkenheid is groot.”

Innovaties
Frank vertelt dat er ook over innovaties wordt nagedacht. Sinds eind van de zomer inventariseert bij hoeveel mensen daadwerkelijk naar kantoor komen en hoeveel BHV’ers de portofoon ophalen en dus inzetbaar zijn. ProRail denkt erover een BHV-app aan te schaffen, waarmee de beschikbaarheid van BHV’ers op de locatie veel beter inzichtelijk wordt. Waar nu nog een rooster wordt gemaakt om voldoende BHV’ers in te plannen op het verwachtte aantal medewerkers, wordt ook hier over innovatie gedacht. “Met de mogelijke inzet van sensoren kun je meten hoeveel aanwezigen in pand zijn, zodat je weet hoe groot de BHV-bezetting moet zijn om de responstijd te kunnen borgen.” Beide vernieuwingen geven managementinformatie die ProRail voor de planning kan gebruiken. Er wordt overwogen om op dagen dat de bezetting laag is, delen van een kantoor te sluiten, zodat deze niet ontruimd hoeven te worden bij een incident.

Voorlichting aan niet BHV’ers
Voorlichting geven aan niet-BHV’ers speelt een belangrijke rol. ProRail stuurt aan op de zelfredzaamheid van de medewerkers. De BHV-pagina op intranet krijgt  binnenkort een update; de bewustwording rondom calamiteiten wordt met voorlichting verder verbeterd. Sjon licht toe: “We nodigen medewerkers uit om als ze weer op kantoor komen, even een rondje te lopen in het pand. Waar zijn ook al weer de nooduitgangen en waar hangt de AED? Weet ik welk nummer ik moet bellen in geval van nood? In geval van een ontruiming vragen we collega’s samen te werken met de BHV’ers. Hiermee wordt het besef van niet-BHV’ers en de bewustwording van het belang daarvan extra gestimuleerd: een BHV’er kan bij een calamiteit een beroep doen op een niet geschoolde collega en deze om hulp vragen.” Daarnaast wordt ingezet op het op niveau houden van de BHV-organisatie. Diegenen die niet thuis kunnen werken, wordt gevraagd om tot de BHV-organisatie toe te treden. Ook wordt in facilitaire aanbestedingstrajecten de aanwezigheid van BHV’ers opgenomen. Wat vanaf 2022 ook weer wordt opgepakt, zijn de  ontruimingsoefeningen! De toets om in de praktijk uit te zoeken waar de knelpunten zitten en wat verbeterd kan worden, blijft van groot belang. Zeker in de nieuwe  situatie moet iedereen wennen; BHV blijft een doorlopend leerproces.